אם אתה צריך לעשות רשימה של משהו, זה מפתה לראות את Excel כמאגר ברירת המחדל: אחרי הכל, זו רק רשימה קטנה של פריטים לעצמך או לכמה עמיתים קרובים.
אולי אתה צריך משהו מתוחכם יותר, כמו נוסחאות לחישובים או תכנות מאקרו כדי להפוך את איסוף ועיבוד הנתונים לאוטומטיים.
למרבה הצער, הקלות שבה אתה יכול להתחיל לעבוד באקסל או בתוכנית גיליונות אלקטרוניים מתחרה היא גם אחת הבעיות הגדולות ביותר שלה. מה שמתחיל כפרויקט קטן באקסל גדל למשהו עצום, ובשלב זה אתה יכול גם להתמודד עם בעיות מהירות ויציבות או אפילו בעיית פיתוח שאינך יכול לפתור.
יתר על כן, משימות ניהול ביג דאטה מציגות לרוב אתגרים משמעותיים, כגון ארגון, הטמעה, סיווג קבצים, ניהול מסדי נתונים, שיתוף פעולה בין משתמשים ועוד. כל מה שצריך כדי לשבור את המבנה של מסד נתונים הוא הצבת נתונים באזור הלא נכון, הקלדת נתונים בצורה לא עקבית, או אפילו שני אנשים עובדים על אותו גיליון. מספר דברים יכולים להשתבש, ולגרום לעיכובים בזמן ולאובדן נתונים אפשרי.
מאמר זה מסביר את הבעיות הנפוצות ביותר שעולות בעת שימוש בגיליונות אלקטרוניים של Excel, כיצד להתמודד איתם, ומתי עדיף לך לעשות את הצעד ולעבור למסד נתונים במקום זאת.
בעיה מס' 1: עריכת אקסל מרובה משתמשים
כאשר מערכות אקסל גדלות באופן אורגני, אתה נתקל במהירות בבעיות שבהן משתמש אחד פותח חוברת עבודה בכל זמן מסוים, ולאדם שני נאמר שהיא כבר פתוחה. המשתמש השני יכול לבטל, להמתין או להציג גרסה לקריאה בלבד. ההבטחה של Excel ליידע אותך מתי האדם האחר יוצא מחוברת העבודה היא הימור מכיוון שהיא לא בודקת את הסטטוס לעתים קרובות כל כך, וייתכן שהיא לעולם לא תאיר אותך. גם אם כן, מישהו אחר עלול להיכנס ולפתוח את הקובץ לפניך.
כדי להימנע מהשפעות "משתמש בודד", אתה יכול להשתמש ב-Excel Online (הגרסה המצומצמת, מבוססת האינטרנט של Excel) או להפעיל את חוברות עבודה משותפות תכונה. להלן מדריך קצר כיצד לשתף גיליון אלקטרוני.
- פתח את הגיליון האלקטרוני הרצוי ולחץ על קוֹבֶץ בחלק העליון.
- לאחר מכן, בתפריט בצד שמאל, לחץ על לַחֲלוֹק כדי לפתוח חלון חדש.
- כעת, הזן את המידע של המשתמש שאיתו תרצה לשתף את הגיליון האלקטרוני.
ניתן גם לפצל את הנתונים למספר חוברות עבודה כך שאנשים שונים יעבדו על חוברות עבודה שונות מבלי לדרוך זה על בהונותיו של זה.
בעיה מס' 2: חוברות עבודה משותפות של Excel
Excel Online מאפשר עורכים מרובים, כברירת מחדל, אך חסרה בו הרבה מאוד פונקציונליות. השירות אינו מתחרה בשום דבר מלבד המשימות הפשוטות ביותר. למרות שהתכונה של חוברות עבודה משותפות נראית כאילו היא אמורה לעשות את העבודה, היא מלאה בהגבלות. אינך יכול ליצור טבלה או למחוק גוש תאים אם חוברת העבודה משותפת, למשל.
כאשר מערכות אקסל גדלות באופן אורגני, אתה נתקל בבעיה שרק משתמש אחד יכול לפתוח חוברת עבודה בכל זמן.
ישנן דרכים לעקיפת מגבלות מקוונות של Excel. עבור אחרים, זה עניין של שינוי המבנה של חוברת העבודה במקום להשתמש בחוברת עבודה שכבר הוגדרה - אבל תרחיש זה מפריע לעתים קרובות. כתוצאה מכך, אי אפשר להשתמש בחוברת עבודה משותפת באותו אופן שבו אתה עשוי להשתמש בחוברת עבודה רגילה של משתמש יחיד.
שינויים בחוברות עבודה משותפות מסונכרנים בין משתמשים בכל פעם שחוברת העבודה נשמרת. פעולה זו ממוקמת בלוח זמנים מתוזמן, וכופה שמירה כל חמש דקות, למשל. עם זאת, התקורה של חיסכון רגיל ומעקב אחר השינויים של כל משתמש הוא די גדול. חוברות עבודה יכולות להגדיל במהירות ולהעמיס על הרשת שלך, ולהאט את קצב מהירות הפעילות של מערכות אחרות.
בעיה מס' 3: חוברות עבודה מקושרות לאקסל
פיצול הנתונים שלך על פני מספר חוברות עבודה יכול לספק פתרון לבעיה של עריכה מרובת משתמשים. ובכל זאת, סביר להניח שהם יצטרכו ליצור ביניהם קישורים כדי שהערכים המוזנים באחד ישתמשו באחר. קישורים בין חוברות עבודה שימושיים גם לשמירה על נתונים נפרדים בקבצים נפרדים, במקום לכלול גיליונות בודדים בחוברת עבודה אחת.
למרבה הצער, הקישורים הללו הם מקור נוסף לתסכול וחוסר יציבות. הם הופכים מוחלטים, כולל הנתיב המלא לחוברת העבודה של המקור, או יחסיים, כולל ההבדל בין נתיב המקור והיעד. למרות שזה נשמע הגיוני, אקסל משתמש בכללים קודרים כדי להחליט מתי להשתמש בכל סוג של קישור ולשנות אותם.
הכללים נשלטים על ידי מספר אפשרויות ועל ידי האם חוברות העבודה נשמרו לפני הכנסת קישורים. הקישורים משתנים גם כאשר אתה שומר את חוברת העבודה או פותח ומשתמש שמור כ לעשות שכפול, במקום להעתיק את הקובץ באמצעות סייר קבצים. התוצאה של כל הבלבול וחוסר הוודאות האלה היא שהקישורים בין חוברות עבודה נשברים בקלות, והתאוששות מקישורים שבורים היא תהליך שלוקח זמן. אף אחד לא מקבל גישה לקבצים המושפעים.
נתונים מקושרים מתעדכנים רק כאשר הקבצים נפתחים, אלא אם תלחץ ספציפית נתונים > שאילתות וחיבורים > ערוך קישורים > עדכון ערכים. הנה הדגמה מהירה.
- פתח את הגיליון האלקטרוני הרצוי ולחץ על נתונים בחלק העליון.
- עכשיו, אתר שאילתות &חיבורים ולחץ על ערוך קישורים.
- לאחר מכן, בחר עדכון ערכים.
אם הקישורים שלך אינם בין שתי חוברות עבודה אלא מכסים שלוש או יותר, עליך לפתוח את כל חוברות העבודה בסדר הנכון כדי להבטיח תהליכי נתונים מעודכנים בסדר הנכון, מהראשון לשני ועד השלישי. אם שינית ערך בחוברת העבודה הראשונה ולאחר מכן פתחת את השלישית, היא לא תראה שום שינויים מכיוון שחוברת העבודה השנייה לא עדכנה את הערכים שלה.
שרשרת הנתונים הזו היא הגיונית, אבל היא מגבירה את הסבירות שהמידע שגוי או שתנסה לפתוח חוברת עבודה שמישהו אחר כבר עורך.
כמובן, אתה יכול לנסות להימנע לגמרי מחוברות עבודה מקושרות, אבל יש סיכוי שבסופו של דבר תכניס את אותם נתונים ליותר מחוברת עבודה אחת, ועם זה מגיעה הסכנה של הקלדתם קצת אחרת בכל פעם.
בעיה מס' 4: אימות נתונים של Excel
שגיאות יכולות לזחול לנתונים בתוך כל מערכת מחשב: אנשים מקלידים מילים לא נכון או מעבירים ספרות במספרים בקביעות מונוטונית. אם הנתונים שלך לא נבדקים עם הזנתם, יהיו לך בעיות.
כברירת מחדל, Excel מקבל את כל מה שהמשתמש מקליד. אפשר להגדיר אימות על רשימות חיפוש, אבל קשה לשמור על אלה, בעיקר אם אותו שדה משמש ביותר ממקום אחד. אם המשתמשים צריכים להזין מספרי זיהוי של מסמכים או מספרי אסמכתא של לקוחות ללא כל בדיקה, קל לקשור את הרשומות השגויות יחד מבלי להבין זאת. שלמות הנתונים של המערכת נפגעת אנושות, וכל ניתוח של הנתונים הוא חשוד.
ייתכן שכבר תסבול מההשפעות של בעיות אימות נתונים מבלי להבין את הסיבה העיקרית. שקול מצב שבו יש לך רשימה של חשבוניות באקסל. המשתמש מקליד את שם הלקוח באופן מעט שונה בכל חשבונית. כתוצאה מכך, אתה מקבל חשבוניות ל-"Jones Ltd", "Jones Limited", "Jonse Ltd" ו-"joness". אולי אתה מודע לכך שכולם מתייחסים לאותה חברה, אבל Excel לא. כל ניתוח של נתוני החשבוניות, כגון טבלת ציר המבוססת על לקוחות לפי חודש, מספק תוצאות מרובות כאשר צריכה להיות רק אחת.
בעיה מס' 5: ניווט באקסל
חוברות עבודה גדולות הן מאתגרות לניווט. לשוניות הגיליון לרוחב החלק התחתון של החלון הן מנגנון נורא להתמצאות כאשר ישנן כמויות רבות. עם יותר כרטיסיות הניתנות לתצוגה על פני המסך, קשה למצוא את מה שאתה צריך. הנה דרך מהירה לנווט בין גיליונות.
- בסמוך לתחתית, בצד שמאל של המסך, לחץ לחיצה ימנית על לחצני החצים, משמאל לשמות הגיליון, כדי להעלות את הפעל גיליון דו-שיח.
רק 20 הגיליונות הראשונים רשומים לפני שתצטרך לגלול ברשימה. אין דרך למיין, לקבץ או לחפש את הגיליון שאתה רוצה. החלון צריך להיראות בערך כמו זה שמוצג להלן. 
בעיה מס' 6: אבטחת אקסל
אתה יכול להוסיף אבטחה לחוברות עבודה של Excel, אבל זה גדוש בבעיות. ההגנה מכוונת הרבה יותר להגנה על המבנה של חוברת העבודה ולא על הנתונים. אתה יכול לנסות לנעול כמה גיליונות ותאים כדי למנוע מהמשתמשים לשנות את המבנה והנוסחה, אבל אם הם יכולים לראות את הנתונים, הם בדרך כלל יכולים לשנות את חלקם או את כולם (אלא אם כן תבצע תכנות מאקרו יצירתי).
בעיה מס' 7: בעיות מהירות Excel
אקסל הוא לא היישום המהיר ביותר, ושפת התכנות שלו, VBA, איטית בהשוואה לשפות תכנות מקצועיות יותר כמו C#. תרחיש זה נובע מהשימוש המיועד ומהאופי הגמיש של Excel. זה, אחרי הכל, מנוע של גיליונות אלקטרוניים. כן, ניתן להפעיל את Excel VBA כדי לנהל רשימות של נתונים, אבל זה לא אומר שזו הבחירה הטובה ביותר עבור סוג זה של עבודה. יישומים אחרים מתאימים יותר למשימות כאלה - בעיקר בגלל שהם מתוכננים במפורש לבצע אותם.
שימוש במסד נתונים עבור נתונים מובנים
אם אתה נתקל באחת מהבעיות המתוארות במאמר זה, אל תתעלם מהן. יש תשובה מקצועית לאחסון נתונים מובנים, המכונה מסד נתונים. זה לא חייב להיות מפחיד או יקר, וזה אמור לאפשר לך לחשוב בהיגיון על הנתונים שלך, איך הם מתקשרים יחד, ואיך אתה מתקשר איתם.
הערה: אם אתה עובר מפתרון גיליון אלקטרוני למסד נתונים, אל תשכפל באופן עבד את עיצוב הגיליון האלקטרוני, נצל את ההזדמנות כדי לשפר אותו.
ישנם יישומי מסד נתונים למטרות כלליות זמינות, שבעזרתם ניתן לבנות פתרון בהתאמה אישית. לחלופין, ייתכן שתגלה שיישום מסד נתונים מומחה - כזה שכבר תוכנן למטרה שאתה צריך - הוא זול יותר, מהיר יותר ליישום ומתאימה יותר.
לדוגמה, אם יש לך רשימה של לקוחות ופרטים של כל האינטראקציות שלך איתם, זה נחשב למערכת ניהול קשרי לקוחות (CRM). למרות שמה המפואר, מערכת CRM היא מסד נתונים מיוחד. באופן דומה, חבילות חשבונות כגון QuickBooks ו-Sage הן מאגרי מידע מומחים. אם אינך מוצא יישום שנבנה מראש המתאים לצרכים הספציפיים שלך, אתה יכול לבנות אותו בעצמך או להכין עבורך אחד על ידי מחלקת ה-IT או היועץ שלך.
סוג מסד הנתונים הנפוץ ביותר הוא מסד נתונים יחסי, המאחסן את הנתונים שלו בטבלאות ומורכב משורות ועמודות. כל שורה מכילה את הנתונים של פריט נפרד. לדוגמה, כל עמודה מתארת תכונה שונה של הנושא, כגון שם הלקוח או מסגרת האשראי.
אתה צריך להזין את נתוני הלקוח רק פעם אחת כדי ליצור רשומה, ואז תוכל להשתמש בו בכמה חשבוניות שתצטרך.
לטבלאות יש קשרים מוגדרים ביניהן כך שחשבונית נושאת, למשל, את זיהוי הלקוח. תהליך זה אומר שאתה יכול למצוא בקלות את כל החשבוניות של לקוח מסוים או לשלוף את מספר הטלפון של הלקוח מחשבונית ספציפית. עליך להזין את נתוני הלקוח פעם אחת בלבד כדי ליצור את רשומת הלקוח, ולאחר מכן תוכל להשתמש בה בכמה חשבוניות שתצטרך מבלי שתצטרך להקליד אותה שוב. כדי ליצור מסד נתונים, עליך להגדיר את הטבלאות והקשרים הללו ולאחר מכן להגדיר את פריסות המסך שבהן ברצונך להשתמש כדי לרשום ולערוך את הנתונים.
ישנם עשרות יישומי מסד נתונים בחוץ. חלקם קלים לשימוש ועושים את כל העבודה, ומאפשרים לך להגדיר את הטבלאות, מסכי הזנת הנתונים והדוחות. אחרים מלאים יותר בתחומים ספציפיים אך דורשים כלים אחרים כדי לבצע עבודה מלאה.
לדוגמה, תוכנית עשויה להיות אמינה בעת הגדרת הטבלאות והקשרים ובעלת תכונות ניתוח ודיווח חזקות. ובכל זאת, האפליקציה חסרה בסופו של דבר כלים לקביעת מסכי הזנת נתונים. Microsoft SQL Server הוא הדוגמה הברורה כאן. כמו במערכות מסד נתונים גדולות אחרות, SQL Server דואג לחלק האחורי ומצפה שתשתמש בכלי אחר, כמו Visual Studio, כדי לפתח את הקצה הקדמי.
אילו אפשרויות מסד נתונים מתאימות לך?
אפשרות מסד נתונים מס' 1: Microsoft Access
Access הוא אחד מהסבים של מסדי נתונים שולחניים. זה קל לשימוש אך קל לשימוש לרעה. אתה יכול לעצב טבלאות, מסכים ודוחות מאפס או להתחיל מתבנית. חלק מהתבניות הן אמריקאיות בעליל ולא תמיד מלמדות תרגול טוב, אבל הן מובילות אותך במהירות. מסכים ותכונות תכנות יכולים להיות די מתוחכמים. אתה יכול לפרוס את היישום המוגמר שלך למשתמשים אחרים דרך האינטראנט שלך (לא האינטרנט) במקום להסתמך על שיתופי קבצים.
אפשרות מסד נתונים מס' 2: Microsoft SharePoint
SharePoint הוא מסד נתונים, כמו גם מנגנון אחסון מסמכים. אתה יכול להשתמש בו כדי להרכיב רשימות פשוטות ולקשר אותן יחד. מעצב הטפסים מעט מתוחכם, אך התאמה אישית עדיין אפשרית. היכולת של SharePoint "לתפוס" רשימה של נתונים שנצברו ב-Excel ולמקם אותם ברשימה מותאמת אישית היא שימושית. התוכנית הופכת את הרשימה המותאמת אישית לזמינה לכולם ברשת שלך ומאפשרת לך להוסיף אבטחה כדי להגביל מי יכול לעשות מה עם הנתונים האלה. אתה יכול לבקש מ-SharePoint להתריע בדוא"ל בכל פעם שמישהו מוסיף, עורך או מוחק רשומות. אם אתה מאחסן נתונים הנוגעים לאנשים, פריטי לוח שנה או משימות, אתה יכול לסנכרן את הנתונים האלה עם Outlook.
אפשרות מסד נתונים מס' 3: Zoho Creator
Zoho Office הוא יישום אינטרנט הכולל מסד נתונים המשתמש בפונקציונליות של גרירה ושחרור כדי לפזר את הטפסים שלו בצורה פשוטה ואינטואיטיבית. תהליך הגרירה והשחרור מתרגל גם לתכנות האינטראקציות וזרימות העבודה. כשירות אינטרנט, הנתונים והיישומים שלך זמינים מכל מקום, עם אבטחה פשוטה כדי לשמור על פרטיות הנתונים שלך. Zoho גובה על בסיס למשתמש, לחודש, אך הוא מגביל את מספר הרשומות שתוכלו לאחסן עבור המחיר שנקבע. התוכנית עולה יותר בעת אחסון נתונים נוספים או עבור תכונות אחרות כגון שילוב דוא"ל.
שימוש בגיליונות אלקטרוניים של Excel
כפי שאתה יכול לראות, Excel מציע תכונות רבות אך חסרות באזורים מסוימים בכל אחד מהם. לפעמים, יישום אחר עושה את העבודה טוב יותר, במיוחד אם הוא תוכנן במיוחד עבור המשימה. בפעמים אחרות, Excel עובד מצוין, כמו עבור מסדי נתונים קטנים יותר, כל עוד אתה יודע איך למנוע בעיות מלכתחילה.
האם אתה נתקל בבעיות נפוצות יותר בעת השימוש באקסל? שתף את המחשבות שלך בתגובות למטה.