למרות היותם בסביבה למעלה משלושים שנה, מיילים עדיין תופסים זמן פנוי, מעצבנים, מתסכלים ומרגיזים. המייל המוזר אמנם משמח אותנו, אבל לרוב הם מטלה ולא תענוג. מה לגבי אם תוכל לתייג אוטומטית מיילים ב-Gmail, למיין את כולם, להחיל תווית ולמחוק דואר זבל? האם זה לא יעשה את החיים קצת יותר קלים?
תיבת דואר נכנס לניטור עצמי היא הגביע הקדוש מבחינתי. ניתן להסיר דואר זבל, ניתן לסמן הודעות דוא"ל שיווקיות ופרסומיות ולהדחות אותן וניתן לתייג את המיילים החשובים ככאלה ולמקם בתיקייה שבה תראה אותם. כל פלטפורמות האימייל אומרות שהן מציעות ארגון מסוג זה, אבל מניסיוני, רק אחת מספקת. Gmail.
תכונת התוויות ממש שינתה את האופן שבו אני משתמש ב-Gmail. עכשיו אני יכול להשתמש בבטחה בכתובת הדוא"ל הזו עבור הצעות ביטוח, הרשמה לאתרים חדשים וכל הפעילויות האלה שבדרך כלל יסתיימו במפולת של ספאם. הם עדיין שולחים את המפולת הזו אבל עכשיו היא לא מציפה את תיבת הדואר הנכנס שלי.
תווית דוא"ל אוטומטית ב-Gmail
תוויות עוזרות לך למיין את כל הדואר האלקטרוני שלך ולהזמין אותם בצורה ניתנת לניהול. התוויות דוברות ב-Gmail עבור תיקיות ויכולות לזהות, לסווג ולאחר מכן לארגן את כל הדואר האלקטרוני הנכנס באמצעות תוויות אלו.
הגדרת תווית ביטוח למשל, אני יכול לתייג את כל הצעות הביטוח הרגילות ספאם ושיווק מהמבטח שלי ולשלוח לאותה תיקייה. לאחר מכן אוכל לקרוא או למחוק אותם בכמות גדולה כראות עיניי. אני יכול לשטוף ולחזור על זה כמה פעמים שאני רוצה עבור כל נושא או שולח שמציף את תיבת הדואר הנכנס שלי.
בואו ניצור תווית דוא"ל זבל שתמיין את כל דוא"ל הספאם שהמסנן של Gmail עצמו לא קולט.
- בחר צור תווית מהתפריט השמאלי. בחר עוד אם זה לא גלוי.
- תן שם לתווית החדשה שלך משהו משמעותי ובחר צור.
- בחר את התווית החדשה שלך ובחר בחץ למטה בסרגל החיפוש בחלק העליון של הדף.
- הוסף 'בטל מנוי' לשורת Include The Words.
- בחר צור מסנן.
- בחר החל את התווית ובחר את התווית שיצרת.
- סמן את התיבה שליד כל אופרטורים אחרים שאתה רוצה. סימון כנקרא הוא אחד שימושי.
- בחר צור מסנן.
כעת בכל פעם שמגיע דואר זבל או אימייל שיווקי, Gmail יסרוק אותו לאיתור המילה 'בטל מנוי' ויתוייג ויעביר אותו. מכיוון שרוב הספאם לגיטימי מכיל את המילה הזו איפשהו, זהו האופרטור השימושי ביותר לשימוש בעת התמודדות עם ספאם.
תווית מיילים לעבודה ב-Gmail
עבור מסנני דוא"ל אחרים, מחברים או מהעבודה למשל, אתה יכול להוסיף תווית של שמם, כתובת הדוא"ל @worplace.com או משהו אחר ייחודי לשולח או לסוג הדוא"ל. הפוטנציאל של התוויות הללו הוא עצום.
לדוגמה, אם אתה עובד מחוץ למשרד, שליחת כל הדוא"ל בעבודה לתיקיית עבודה כדי שתוכל לראות אותם במהירות יכולה להיות שימושית.
- בחר צור תווית מהתפריט השמאלי.
- תן שם לתווית החדשה שלך עבודה ובחר צור.
- בחר את תווית העבודה שלך ובחר את החץ למטה בסרגל החיפוש בראש הדף.
- הוסף את החלק האחרון של כתובת האימייל לשורת מאת. לדוגמה '@workplace.com'.
- בחר צור מסנן.
- בחר החל את התווית ובחר את תווית העבודה.
- בחר צור מסנן.
מעתה ואילך, כל הודעות האימייל לעבודה מדומיין נתון '@workplace.com' יישלחו לתיקיית העבודה שנוצרה בחלונית השמאלית. מכיוון שלא הוספנו אופרטורים, הם לא יסומנו כנקראו ותראה את מספר האימיילים ליד התיקיה.
לא כולל הודעות אימייל מהתוויות
אם אתה מגלה שהודעות דוא"ל מסוימות נתפסות בתוויות אלה שלא אמורות להיות, תוכל להשתמש באי הכללות כדי להסיר אותן. לדוגמה, אם אתה רוצה לשמור על ניוזלטרים מסוימים שמשתמשים גם ב'בטל הרשמה' והם נקלעים למסנן שלמעלה, תוכל להשתמש באופרטור '-' כדי לא לכלול אותם.
פשוט הוסף -(*@emailaddress.com) בקטע מאת של המסנן והם לא ייכללו. ה-* הוא תו כללי שילכוד כל כתובת מהדומיין וה-'-' אומר ל-Gmail לא לכלול את הכתובת בתווית.
אתה יכול ליצור כמה תוויות ב-Gmail שתרצה ולגרום להם לעשות כל מיני דברים, החל ממיון דואר זבל ועד לסינון עבודה, קבוצות, תחביבים או כל דבר אחר. אם תיבת הדואר הנכנס שלך התפוצצה מרוב אשפה וכתוצאה מכך איבדת מיילים שימושיים, זו דרך פשוטה מאוד לקחת בחזרה את השליטה.
אם Gmail יוכל איכשהו להמציא תוסף שיוכל לבטל אוטומטית את המנוי שלי ממאות הודעות האשפה שאני מקבל על בסיס שבועי, זה באמת יהיה האימייל האולטימטיבי!