אימייל יכול להיות דבר שקשה לנהל. בסביבת עבודה, הכרחי שתשמור על תיבת דואר נכנס מסודרת כדי לשמור על יעילות. תיבת דואר נכנס עמוסה יכולה להוכיח כאב עצום למדי, במיוחד כאשר אתה נאלץ לגלול בין הרים של מיילים ישנים שאולי כבר לא תזדקק להם. בשלב מסוים, ייתכן שהודעות הדוא"ל הישנות הללו שימשו מטרה, אך מאז הפכו למכשולים נוספים כאשר מחפשים דוא"ל ספציפי. תיבת דואר נכנס מלאה בדואר זבל יכולה באמת לקחת מהיכולת שלך לנהל את ספריית הדואר האלקטרוני שלך, ולמרות שיש הרבה דרכים למנוע מהאימייל שלך להיכנס לרשימות דואר זבל נוספות - אנו ממליצים לשלוח את הדואר האלקטרוני שלך בעילום שם - אתה עדיין צריך לנקות את הודעות ספאם ישנות שמצאו את דרכן לתיבת הדואר הנכנס שלך מלכתחילה.
כדי להימנע מצריכת זמן רבה, לא הייתי ממליץ לנסות למחוק את כל האימיילים הישנים שלך באופן ידני. במקום זאת, הודות לעזרה של מסננים, תוכל להיפטר מהמיילים האלה הרבה יותר מהר. על ידי יצירת מסנן אתה יכול למחוק הודעות ישנות על סמך מסגרת זמן מוגדרת. הבעיה היחידה שאני יכול לראות בשימוש במסננים היא שהם חלים רק על הודעות חדשות שהתקבלו. אתה יכול להחיל מסננים בעתיד כדי להבטיח שההצטברות לא תתרחש בפעם השנייה, אבל מה לגבי המיילים האלה שממלאים את תיבת הדואר הנכנס שלך עכשיו?
מחיקה אוטומטית של אימיילים ישנים ב-Gmail
יש כמה דברים שכדאי לצלול אליהם כשזה מגיע להיפטר מהודעות הדוא"ל הישנות והלא נחוצות יותר שמציקות לתיבת הדואר הנכנס שלך ב-Gmail. אני אעבור על איך להגדיר את המסננים שלך, להחיל אותם לשימוש עתידי, וכיצד להיפטר מכל האימיילים הישנים הנוכחיים באמצעות התוסף Gmail, Email Studio.
הגדרת המסננים שלך
דבר ראשון, בוא נגדיר את שלך מסננים .
להתחיל:
- היכנס לחשבון Gmail שלך עם האישורים הנדרשים.
- אתר את סמל גלגל השיניים/גלגל השיניים. זה הגדרות Gmail תפריט וניתן למצוא אותו בפינה השמאלית העליונה של החלון. לחץ על סמל זה ולאחר מכן בחר הגדרות מהתפריט הנפתח.
- לחץ על הכרטיסייה "מסננים" ולאחר מכן לחץ על צור מסנן חדש .
- בתיבת הקלט "יש את המילים", הקלד את הדברים הבאים - ישן_מ:x כאשר "x" הוא מסגרת הזמן של ההודעות שברצונך שימחקו. זה יהיה מספר ואחריו אות. המכתבים הבאים יתייחסו למסגרת הזמן. תצטרך להשתמש ב-"d" עבור ימים, "w" עבור שבועות ו-"m" עבור חודשים. דוגמה תהיה older_than:3d אם רצית למחוק הודעות דוא"ל בנות יותר משלושה ימים.
- לאחר מכן, לחץ על צור מסנן עם החיפוש הזה לַחְצָן.
- מלא את התיבות שכותרתן "מחק את זה" ו"החל גם סינון על" עם סימון ביקורת על ידי לחיצה עליהן.
- לבסוף, לחץ צור מסנן כדי לראות את כל הודעות האימייל הישנות יותר שלך, בהתבסס על התאריך שקבעת, עבור מתיבת הדואר הנכנס שלך לתיקיית האשפה שלך.
כאשר הודעות נמחקות ב-Gmail, הן לא נעלמות מיד. במקום זאת, תוכל למצוא אותם בתיקיית האשפה שלך. משמעות הדבר היא שהודעות האימייל הללו עדיין ייחשבו כנגד קיבולת הנתונים הכוללת שלך. כדי להיפטר מהם בשלמותם, אתה יכול לחכות עד ש-Gmail ימחק אותם אוטומטית לאחר 30 יום או למחוק את כולם עכשיו בעצמך. לביצוע האחרון, לחץ על אַשׁפָּה תיקייה ולאחר מכן לחץ על הקישור רוקנו את האשפה עכשיו .
מסנן למחיקה עתידית (יישום מחדש)
הכותרת של מאמר זה עוסקת במחיקה אוטומטית. למרבה הצער, לא ניתן להפעיל מסננים באופן אוטומטי. תצטרך לחזור ולהחיל שוב את המסנן על תיבת הדואר הנכנס הנוכחית שלך.
כדי להחיל מסנן מחדש:
- חזור להגדרות שלך על ידי לחיצה על סמל גלגל השיניים/גלגל השיניים בפינה השמאלית העליונה של חלון Gmail ובחירה הגדרות מהתפריט הנפתח.
- לחץ על הכרטיסייה "מסננים".
- מכיוון שכבר יצרת מסנן בעבר, כעת תוכל ללחוץ לַעֲרוֹך , שנמצא ליד המסנן הזה. אם יצרת בעבר מסננים מרובים, תוכל למצוא בקלות את המסננים הרצויים, שכן הקריטריונים של כל מסנן יוצגו.
- נְקִישָׁה לְהַמשִׁיך בקטע שמופיע עם קריטריוני החיפוש שלך. זה יהיה מסך דומה לזה שהופיע בעת הגדרת המסנן המקורי.
- שוב הפעל סימון על התיבה שליד "החל גם מסנן על."
- הפעם, להפעלת המסנן, לחץ עדכן מסנן . כל הודעות האימייל הישנות יותר שלך, המוגדרות למסגרת הזמן שצוינה, יועברו כעת אל אַשׁפָּה תיקייה.
דוא"ל סטודיו
Email Studio מגיע עם תכונה נחמדה שתמחק אוטומטית את כל האימיילים הישנים שלך משולח שצוין או אלה שנמצאים בתיקייה ספציפית. תכונת הטיהור האוטומטי המובנית תעזור לשמור על תיבת הדואר שלך ב-Gmail מאורגנת הרבה יותר, מה שמוביל לסביבת עבודה יעילה יותר.
עם Email Studio, אתה יכול לאחסן ולהחיל "סמן כנקראו" על כל הודעות הדוא"ל שנמצאות כעת בתיבת הדואר הנכנס שלך, שהיו שם יותר משלושה חודשים. זה גם מאפשר לך להסיר לצמיתות את כל האימיילים שלך אַשׁפָּה ו ספאם תיקיות אוטומטית לאחר יומיים. כבונוס נוסף נוסף, הטיהור האוטומטי כולל תכונת ביטול רישום דוא"ל שיכולה לעזור לך להסיר בקלות את כתובת הדוא"ל שלך מכל אחת מרשימות התפוצה המטרידות של ניוזלטר. יש גם הרבה יותר שהתוספת מסוגלת לעשות אבל אני מרגיש שאלו שכבר הוזכרו מדגישים בדיוק את מה שאנחנו צריכים למאמר זה.
החבילה הבסיסית היא בחינם לשימוש אך כדי להפיק את המרב מהמוצר, מוצעת גרסת פרימיום בתג מחיר שנתי של 29$. השדרוג יאפשר לך ליצור קבוצות מרובות של כללי טיהור וכולל מתזמן דואר אלקטרוני, מעביר ומשיב אוטומטי.
הגדר והפעל טיהור אוטומטי ב-Gmail
ברור שהדבר הראשון שתצטרך לעשות הוא להוריד ולהתקין את התוסף Email Studio. ברגע שזה הושג, תוכל לראות את הסמל של Email Studio כבוי בסרגל הצד הימני כשאתה פותח כל אחת מהודעות הדוא"ל שלך ב-Gmail.
להשתמש בזה:
- פתח את התוסף Email Studio והתחבר באמצעות חשבון Gmail שלך.
- תראה רשימה של אפשרויות. מבין האפשרויות הללו, בחר בכלי "ניקוי אימייל".
- לאחר מכן, לחץ על הוסף כלל חדש כדי להגדיר כלל (בערך כמו מה שעשית עם מסננים ).
- ישנם שני חלקים להגדרת כלל - תצטרך לציין תנאי ולאחר מכן פעולה. תחשוב "סיבה ותוצאה". הפעולה תופעל ברגע שהתנאי שצוין יתקיים.
- כדי להגדיר תנאי, תוכל להשתמש בפרמטרים של חיפוש מתקדם בתוך Gmail כגון חדש יותר מ אוֹ יש קובץ מצורף אוֹ גדול מ . השתמש באלה כדי לעזור לך למצוא את ההתאמה המדויקת לאימיילים של Gmail שאתה רוצה ארכיון , שלח ל אַשׁפָּה , או העבר לתיקיה אחרת.
- לאחר יצירת כלל, לחץ על להציל לַחְצָן. סטודיו אימייל יפעל כעת ברקע, ויבצע בדיקת ריצה בכל שעה בביצוע הפעולה שצוינה כאשר אימייל עומד בתנאים המשויכים אליו. לא תצטרך לעשות שום דבר באופן ידני בכלל.