צריך לקבוע פגישה? יש מצב חירום וזקוקים לעזרה? דדליין פתאום נחתך בחצי? צריכים לבדוק את זמינות הקולגות במהירות? רוצה לבדוק זמינות של מישהו ביומן Google? אתה יכול לעשות את כל הדברים האלה אם כולכם שיתפתם את היומנים שלכם. מדריך זה יראה לך כיצד.
יומן Google מאפשר לך לשתף עותק של היומן שלך כדי שחבריך לעבודה והחברים שלך יוכלו לראות. זה מאפשר להם לבדוק זמינות, להגדיר תזכורות ולהזמין אותך לאירוע. זוהי תכונה מסודרת של האפליקציה שהופכת עבודה שיתופית לפשוטה.
זה בסדר אבל. עליך להעניק הרשאה פעילה לאחרים כדי להציג את היומן ולהגדיר הרשאות נפרדות כדי שיוכלו לערוך אותו. אתה יכול אפילו ליצור לוח שנה משותף בנפרד משלך אם אתה מעדיף.
שיתוף יומן Google
שיתוף לוח שנה דומה קצת ליומן Exchange של Outlook. ניתן לצפות בו על ידי אנשים בתוך קבוצה או אנשים שאתה נותן להם הרשאות. אתה מגדיר הרשאות עריכה ספציפיות, או לא, ויכול להשתמש בהן כדי לבדוק זמינות, פגישות וכן הלאה. כל מי שאתה משתף איתו יצטרך להשתמש גם ביומנים של גוגל אחרת אתה צריך להפוך את היומן כולו לציבורי וזה לא אידיאלי.
כדי לשתף יומן קיים בצע את זה:
- פתח את יומן Google שלך.
- בחר את היומן שברצונך לשתף משמאל.
- בחר את שלוש הנקודות שלצדו ולאחר מכן בחר הגדרות ושיתוף.
- בחר הוסף אנשים תחת שתף עם אנשים ספציפיים כדי לשתף עם אנשים.
- סמן את התיבה שליד הפוך זמין לציבור תחת הרשאות גישה לשיתוף עם קבוצה. בחר את הקבוצה בתיבה הנפתחת.
- בחר שלח לאחר סיום.
שיתוף עם קבוצה יעבוד רק אם אתה משתמש ב-Google Groups. אחרת תצטרך להוסיף חברים בקבוצה בנפרד.
אתה יכול ליצור יומן משותף חדש במקום זאת אם אתה מעדיף.
- פתח את יומן Google שלך.
- בחר יומנים אחרים ואז צור לוח שנה חדש בתפריט השמאלי כדי ליצור לוח שנה חדש.
- תן לו שם ובחר צור לוח שנה.
- בצע את השלבים שלמעלה כדי לאפשר גישה ליחידים או לקבוצות.
ראה את יומן Google של מישהו אחר
אם אתה כבר משתמש בשיתוף יומן וברצונך להציג את יומן Google של מישהו אחר, זה גם מאוד פשוט.
- פתח את יומני Google.
- בחר את התיבה הריקה שבה כתוב חפש אנשים.
- הקלד את השם או כתובת ה-Gmail של האדם שאתה רוצה לראות.
- בחר אותם מהרשימה כפי שהם מופיעים.
השם יופיע רק אם הם כבר שיתפו יומן עם קבוצה או יחידים. לאחר מכן תראה את היומן שלהם ברשימה משמאל תחת היומנים שלי.
בדוק אם מישהו פנוי עם יומן Google
אם אתה מנסה להגדיר פגישה או אירוע, אתה יכול לבדוק אנשים חופשיים באמצעות היומן שלך לאחר שקישרת את שלהם או שיש לך גישה ליומנים משותפים.
- פתח את יומן Google שלך.
- בחר צור בצד שמאל כדי ליצור אירוע.
- תן לזה כותרת, תחליט אם זה אירוע או תזכורת.
- הגדר תאריך ושעה.
- בחר אפשרויות נוספות בתחתית החלון.
- בחר הוסף אורחים תחת אורחים בצד ימין.
- בחר בכרטיסייה מצא זמן משמאל.
- ודא שכל האורחים נבחרים בתיבה וחפש שעות ביום שנבחר.
- צור את האירוע, תן לו כותרת ולחץ על שמור בחלק העליון.
אם מישהו עסוק, משבצת הזמן תהיה בצבע או שהמילה תפוס תופיע. לא תוכל להזמין אותם אם הם מסומנים כעסוקים בלוח השנה שלהם. לאחר שתלחץ על שמור, לכל מוזמן יישלח הזמנה בדוא"ל והאירוע יתווסף ליומנים המתאימים לו.
צור יומן Google ציבורי
עבור חלקם, להנגיש את לוח השנה שלהם לאחרים לא מתאים ובחלק מהענפים, זה אסור. במצבים אלה יצירת לוח שנה קבוצתי נפרד עבור המחלקה או הצוות עדיף.
- פתח את יומן Google.
- בחר יומנים אחרים ואז צור לוח שנה חדש בתפריט השמאלי כדי ליצור לוח שנה חדש
- תן לו שם ובחר צור לוח שנה.
- בחר בסמל גלגל השיניים בחלון היומן כדי לבחור בהגדרות.
- בחר את היומן שזה עתה יצרת ובחר הרשאות גישה.
- סמן את התיבה שליד הפוך זמין לציבור.
כשכתוב 'ציבורי', זה לא בהכרח מתכוון לכל העולם, אלא לאלה שבדומיין G Suite שלך. אם אינכם משתמשים ב-G Suite, כל מי שישיג את כתובת האתר של היומן יוכל לראות מה קורה אז שמרו את זה ביניכם.