חתימת הדוא"ל הטובה ביותר, ו-15 שיש להימנע ממנו

שליחת אימייל יכולה להיות תהליך מסובך. אם אתה שולח הודעה הקשורה לעסק, תצטרך להיות מכבד ככל האפשר, שליחת הודעה למורה של ילדך דורשת כנות, אחת לבן משפחה יכולה להיות נינוחה ככל שתרצה במקרים רבים.

חתימת הדוא"ל הטובה ביותר, ו-15 שיש להימנע ממנו

האימייל המושלם פירושו שהתוכן שלך קצר וקולע ומקל על הקריאה. החתימה שלך צריכה לשקף את זה אבל גם להעביר את הנקודה שלך. בין אם אתה מביע הכרת תודה או מצפה לתגובה, אנו נסקור תחילה את החתימות המקצועיות המושלמות בדוא"ל.

how_to_end_an_email_-_response_happy

מיילים מקצועיים

כפי שצוין קודם לכן, סוג החתימות שתכלול בדוא"ל שלך ישתנה בהתאם למי אתה שולח אותו. חשוב לזכור את הקהל שלך בעת שליחת כל צורה של תקשורת כתובה. אז ללא עיכובים נוספים, הנה כמה סימנים שיש לכלול במיילים המקצועיים שלך.

"אני מצפה לשמוע ממך בקרוב!"

סוג זה של ביטול אימייל מאפשר לנמען לדעת שאתה מצפה לתגובה. בין אם זה קורות חיים או קידום מכירות, זה רק מנומס עבור האדם השני להגיב, ובכלל זה בדוא"ל שלך מציין שאתה מצפה לתשובה. אתה יכול לשנות אותו כדי לומר "אני מצפה להזדמנות לדבר איתך עוד יותר".

"הזמן היקר שלך מוערך מאוד"

אם הנמען שלך בעבודה, רוב הסיכויים שאין לו הרבה זמן והוא מקבל הרבה מיילים. הכללת הסימון הזה היא אחת הדרכים להביע הכרת תודה אמיתית שמצדיקה תגובה מנומסת.

"ברכות חמות!"

בברכה חמה היא דרך מצוינת לסיים אימייל מכיוון שהוא מנומס ומקצועי. חלקם עשויים לחשוב שזה מעט מיושן, אבל זה פשוט וקולע שהוא מושלם עבור מיילים.

סימנים שיש להימנע מהם

חלקם מקובלים בנסיבות מסוימות, אך רובם אינם מומלצים למיילים רשמיים או מקצועיים.

1. תודה

"תודה" וגרסאות יחד עם המשיק הזה ("שוב תודה", "תודה!" "תודה רבה" וכן הלאה) כולם נראים קצת לא הגונים. לא רק שכולנו קוראים מיילים עם נימה קצת סרקסטית בראש, אבל אם אתה שולח אימייל כדי לבקש משהו ממישהו - במקום להביע תודה אמיתית - זה קצת מגונה. לְהִמָנַע.

2. בכבוד רב

למרות שאולי לימדו אותך תמיד לסיים מכתב - ובכך מייל - בכנות, פשוט אל תעשה זאת. אם אתה מתחיל את הדוא"ל שלך עם "יקירי", אתה יכול לברוח עם לסיים עם "בכבוד רב", אבל אחרת, הימנע - אפילו בכמה יישומים פורמליים.

3. … בקרוב

"דבר בקרוב", "דבר איתך בקרוב", או אפילו "עוד בקרוב" - הלוואה עם כל דבר "בקרוב" בדרך כלל מחייבת אותך לדבר עם אותו אדם שוב. בסדר אם אתה מתכוון לשלוח מייל מעקב או לפגוש מישהו באופן אישי; פחות בסדר אם אין לך כוונה להתאמץ לדבר איתם. אמנם תשובה סתמית, אבל זה יכול להיראות לא כנה.

4. השם שלך

סיום הודעת אימייל רק בביטול נתפס כדי קר ופתאומי. אלא אם כן זו תשובה סופית למייל שבו ענית על שאלה וקיבלת תשובה, זו לא תעביר שום מסר מלבד "סיימתי לדבר איתך". לכן, עדיף להימנע מלהשאיר רק את החתימה שלך.

5. ראשי התיבות שלך

יציאה עם ראשי התיבות או האותיות הראשונות שלך היא קצת יותר ידידותית מלכתוב את שמך המלא, אבל זה עדיין פתאומי באותה מידה. זה גם משאיר אנשים יחסית בחושך לגבי מי אתה, אז באמת כדאי להשתמש רק אם אתה מדבר עם מישהו שאתה כבר מכיר טוב למדי.

6. כלום

באופן מפתיע, לסיים אימייל בלי כלום זה בסדר גמור, אבל אתה לא יכול לעשות זאת בדוא"ל הראשון שלך. תמיד שים קץ לדוא"ל שלך, וככל שיותר מיילים נשלחים ברצף מהיר, אתה יכול לבטל את הרשמיות.

how_to_end_an_email_apple_watch

7. בכבוד

נוקשה ומיושן. הוצא את זה רק אם אתה שולח דוא"ל לפקיד ממשלתי או למישהו מאנשי הכמורה בתור "בכבוד שלך" הוא הסטנדרט הקרוב יותר במצב זה.

8. XX [נשיקות]

אלא אם כן זה בן משפחה או חבר קרוב, אתה לא אמור לעשות את זה. כמה יחסי עבודה מזדמנים מוצאים את זה מקובל, אבל זה באמת רק משהו שאתה עושה עם מישהו שאתה כבר יודע שאתה יכול לעשות את זה איתו. אל תקפיץ את זה על מישהו פתאום, זה מפחיד.

9. הכי טוב

תשובה זו היא, יחד עם "כל הכבוד" ו"איחולים", סיום בטוח יחסית אם אתה מנומס אך לא רשמי. ככל שתוסיף יותר מילים, "איחולים" או "כל הכבוד" למשל, כך הסנטימנט הופך להיות רשמי יותר. יש כאלה שמרגישים ש"הכי טוב" והגרסאות שלו יכולות להיות מפוזרות מדי, אבל לרוב, זה אמור לשרת אותך היטב.

10. שלך

"שלך", וגרסאות שלו ("שלך באמת", "שלך נאמנה" וכן הלאה) יושבים בקצה הרשמי יותר של הספקטרום. כמו ב"הטוב ביותר", ככל שתוסיף יותר מילים, כך זה הופך להיות יותר רשמי. עם זאת, ל"שלך" יש סיבוך נוסף: רבים תוהים בדיוק מה אתה מציע כשאתה אומר "שלך", ו"שלך נאמנה" מצביע על משהו רשמי להפליא כמו הצעת נישואין שעומדת להתרחש. לְהִמָנַע.

11. "החבר שלך"

ראה בנושא 8 האפליקציות העסקיות הטובות ביותר באייפון, אייפד ואנדרואיד 6 הדרכים המגובות מדעיות להפוך את עצמך ליותר פרודוקטיבי

זה יכול לפצל אנשים רבים. זה פשוט קצת רשמי מדי וקצת קרוב ל"בכנות" עבור חלק. עם זאת, יש הרואים בכך סביר, בדרך כלל הדורות הצעירים, כאשר בכל מקרה אנו מתיידדים עם רוב הקולגות שלנו. אנחנו לא ממליצים לשלוח את "החבר שלך" לעולם לעמית מבוגר יותר או למי שנמצא בעמדת סמכות.

12. תודה רבה!

זה לא רק לא מקצועי, אלא גם חסר דקדוק. בהתאם לנמען שלך זה יכול להיות בסדר גמור (אם זה האימייל האחרון לצוות תמיכת ה-IT שלך לאחר שהם תיקנו את הבעיה שלך למשל).

14. לחיים

ממש מקובל רק אם אתה בריטי, אחרת זה נראה קצת פטרוני. ניתן לומר את אותו הדבר גם עם "טא", אבל "לחיים" היא בדרך כלל תגובה מועדפת שהיא גם סתמית להפליא, וגם - עבורנו הבריטים - מקובלת לחלוטין במקום "תודה" וחתימות רשמיות יותר בדוא"ל.

15. כמו תמיד

הדרך המועדפת בדרך כלל לסיים אימייל היא "כמו פעם". זה אולי לא מסיים אידיאלי ליצירת קשר ראשוני, אבל זה מצוין להשיב למישהו שאתה מדבר איתו לעתים קרובות בדוא"ל. אין לו ציפיות, קונוטציות או טון לקרוא לתוכו. זה פשוט אתה חותם כמוך.

שאלות נפוצות

יש מקרים שבהם האימייל המושלם יכול להשפיע רבות על הצעד הבא שלך בחיים. הנה כמה שאלות נוספות על אישורי אימייל שיעזרו לך לשלוח אימיילים מושלמים.

האם חתימה בדוא"ל היא באמת עניין גדול?

הכל תלוי בהקשר שבו אתה שולח דוא"ל. אם אתה שולח תזכיר בדוא"ל לעמית לעבודה או כמה הערות בכיתה לחבר לכיתה, כנראה שזה לא כזה עניין גדול. עם זאת, חתימת דוא"ל שגויה עלולה לשלוח הודעה שגויה. לדוגמה, אם תשלח 'כן, תודה' למישהו שמנסה לעזור לך, זה עלול להיראות כזלזול או סרקסטי.

למרבה הצער, תקשורת מבוססת טקסט חסרה הקשר, מה שאומר שקל לנמען שלך לקבל את הרעיון השגוי. לכן, היזהר מהאופן שבו הקורא שלך ייקח את ההודעה שאתה שולח כי כן, סביר להניח שהקורא שלך יראה את החתימה שלך.

האם כדאי להוסיף חתימה?

בהחלט! רישום שמך, פרטי הקשר והחברה שלך מקל על הנמען שלך להגיב לך בעתיד. שלא לדבר על, חתימה מקובלת באופן נרחב כסמל של מישהו שמבין איך עובדת תקשורת אימייל.

אל תחשוב על זה יותר מדי

אם אי פעם קראת, וקראת שוב אימייל חשוב לפני שליחתו, סעיף זה חל עליך.

כמובן, זה טבעי לשקול למי אתה שולח את האימייל ומדוע. אם מדובר במייל מכירתי, עדיף להשאיר סימן חיובי שגם מעודד תגובה. משהו כמו "אני מצפה לדבר איתך הלאה" הוא אידיאלי כאן. אבל, הביטוי הזה לא יעבוד טוב במייל תנחומים למשל.

למרות שזה יכול להיות מפחיד לשלוח אימייל חשוב, רוב האנשים בדרך כלל גולשים בדוא"ל שלהם ולא ישפטו אותך יותר מדי בסיומה שלך.