כיצד לבצע עותק מוסתר אוטומטי לעצמך ב-Outlook

יצירת BCC בעצמך היא דבר שימושי מאוד למעקב אחר מיילים. אם אתה מעדיף לקבל אימייל ששלחת בתיבת הדואר הנכנס שלך, בדרך כלל למטרות מעקב אחריו, הוספת כתובת דוא"ל משלך כ-BCC היא הבחירה הנכונה. עם זאת, לעתים קרובות אנשים מתעלמים מכך בעת שליחת אימייל חשוב, מה שגורם להם לשכוח לעקוב. זה יכול בקלות להוביל לבעיות בהמשך הקו.

למרבה המזל, יש דרך לבצע BCC באופן אוטומטי בעצמך בכל פעם שאתה שולח דוא"ל, וזו דרך בטוחה לוודא שאתה עוקב אחר כל דוא"ל. עם זאת, הפעלת העברה עצמית אוטומטית של BCC אינה ממש פשוטה. זה כרוך ביצירת כלל באאוטלוק.

נהל כללים והתראות

Auto BCC ו-CC הם דבר גדול ב-Outlook. אמנם תצטרך להוריד תוסף חדש עבור חשבון הדוא"ל מבוסס הדפדפן שלך כדי להשיג זאת, Microsoft Outlook מאפשר לך ליצור כלל. תכונת הכללים נמצאת תחת נהל כללים והתראות אפשרות תפריט בחלק האמצעי העליון של המסך, ב- בית לשונית, מתחת ל- כללים סמל.

נְקִישָׁה נהל כללים והתראות ותראה חלון חדש שנותן לך את האפשרות ליצור כלל חדש. נְקִישָׁה חוק חדש בפינה השמאלית העליונה של חלון זה. תראה 3 קטגוריות: הישאר מאורגן, הישאר מעודכן, ו התחל מכלל ריק. בחר החל את הכלל על הודעות שאני שולח תחת התחל מכלל ריק קטגוריה.

תנאים

בחלון אשף הכללים, תוכל לבחור אילו הודעות דוא"ל יישלחו אליך כעותקים מוסתרים. למשל, על ידי בדיקה עם מילים ספציפיות בנושא אפשרויות, אתה יוצר את הכלל האוטומטי של BCC עבור הודעות דוא"ל עם מילים מסוימות שאתה מזכיר.

מכיוון שאתה זה ששולח את האימייל, אתה יכול להשתמש באפשרות החכמה הזו כדי למיין אוטומטית את המיילים שלך. אתה יכול להוסיף את המילה "מעקב" לרשימת המילים הספציפיות ולסמן את המיילים שצריכים מעקב עם המילה הזו.

יש גם הרבה תנאים מעניינים אחרים שאתה יכול להגדיר למיילים שלך. אם אתה רוצה שכל המיילים שאתה שולח יאוחסנו בתיבת הדואר הנכנס שלך כ-BCC, פשוט לחץ הַבָּא, מבלי לסמן אף אחת מהתיבות הרשומות.

חריגים

חריגים הם בעצם ההפך מהתנאים כאן. כפי שבטח ניחשתם, כאן אתם מתארים מצבים שבהם אתם אל רוצה לכלול את עצמך בתור BCC. אתה יכול לעקוב אחר אותה דוגמה מלמעלה ולהשתמש ב- אלא אם הנושא מכיל מילים ספציפיות אפשרות להוסיף חריגה. בדוגמה זו, ייתכן שתשתמש בפקודה "non-follow-up", אך הדבר עלול ליצור עומס ואפילו שגיאה, מכיוון שמילות ההמשך הן כבר חלק מהתנאים שלך.

אולי עדיף לך עם אלא אם נשלח לאנשים או לקבוצה ציבורית או ה למעט אם הוא מוקצה לכל קטגוריה חריגים.

פעולות

זה המקום שבו אתה "מתכנת" את הפעולות שהכלל הזה מחיל. כלומר, זה המקום שבו אתה בוחר מה יקרה לאימיילים שהגדרת עבורם תנאים. אתה רוצה לוודא שדוא"ל שנשלח על ידי עצמך יסתיים בתיבת הדואר הנכנס שלך, אבל, למרבה הצער, אוטומציה ישירה של פקודת BCC לא קיימת כאן. זה לא אומר שאתה לא יכול לחקות BCC.

קודם כל, בחר העתק את ההודעה לאנשים או לקבוצה ציבורית בשלב הפעולות של אשף הכללים. עכשיו, לחץ אנשים או קבוצה ציבורית והזן את כתובת הדוא"ל שלך. כך תוודאו שהמייל שאתם שולחים שעומד בתנאים שנקבעו יגיע לתיבת הדואר הנכנס שלכם. אם אינך רוצה שכתובת הדוא"ל שלך תופיע באופן ציבורי בהודעות הדוא"ל שאתה שולח, סמן את העבר עותק לאפשרות התיקייה שצוינה בשלב הראשון, לחץ על תיקיה שצוינה קישור ובחר בתיבת הדואר הנכנס שלך.

עותק מוסתר בתיבת הדואר הנכנס שלך

התאמה של הדואר שלך כך שיתאים לצרכים שלך ייתן לך יתרון עצום בעבודה שלך. זה יוודא שתיבת הדואר הנכנס שלך מסודרת היטב וארגון טוב חיוני בכל תחום עבודה. כמובן, לאשף הכללים של Outlook יש יותר מקרי שימוש מאשר רק הגדרת עותק עותק אוטומטי. עם זאת, חשוב לתכנן את הדברים בקפידה ולוודא שהחריגים והתנאים אינם חופפים ושהם מקיפים את סוגי האימייל הנכונים.

חוקי BCC אוטומטיים עשויים היטב יכולים לעזור לך רבות במיון תיבת הדואר הנכנס שלך. עם זאת, אם אתה עושה את זה בצורה גרועה, אתה עלול להציף את תיבת הדואר הנכנס שלך, ליצור בעיה גדולה עוד יותר מזו שרצית לפתור.

האם אתה משתמש ב-BCC אוטומטי ב-Outlook? איך הגדרת את זה? באילו חריגים ותנאים אתה משתמש ואילו כללים נוספים יצרת?