Asana הוא אחד מכלי שיתוף הפעולה הנפוצים ביותר בעולם. עם מיליוני לקוחות, זה מצוין עבור כל חובב פרודוקטיביות. יתר על כן, יש לו מספיק גמישות וכלים לעבוד היטב עם פרויקטים ומשימות קטנות, כמו גם עם פרויקטים של חברות גדולות. צוות Asana מפתח ומשחרר תכונות חדשות מדי שנה כדי לספק למשתמשים תכונות שימושיות לניהול פרויקטים כמו ציר זמן ותצוגת רשימה, אם להזכיר כמה.
במאמר זה, נסקור את כל מה שאתה צריך לדעת על שימוש בתגים באסנה. כמו כן, נתאר כיצד להוסיף הערות, לנהל משימות חוזרות ולצפות בכל התגים כדי להבטיח שהפרוייקטים שלך יטופלו בזמן.
כיצד להוסיף תגים לאסנה
תגיות הן כלי שימושי שנותן רמה נוספת של שליטה לכל פרויקט או משימה. אתה יכול להשתמש בהם כדי לעקוב אחר התקדמות הפרויקט שלך או לסווג אותם בהתאם. יתר על כן, אתה יכול לראות את כל התגים עבור כל פרויקט, וכאשר אתה לוחץ על תג, אתה יכול לראות את כל המשימות הקשורות אליו.
כך תוכל להוסיף תג לכל משימת Asana:
- פתח את אסאנה.
- נווט אל הפרויקט שאתה עובד עליו.
- לחץ על סמל שלוש הנקודות בפינה השמאלית העליונה.
- לחץ על "הוסף תגים".
אם אתה ממהר ומחפש משימות ספציפיות, נסה ללחוץ על קיצור הדרך "Tab + T", ומיד תראה את כל התגים הקשורים לפרויקט שלך ותמצא את כל המידע הנכון. תכונה נהדרת נוספת היא שאתה יכול להוסיף צבע לתגים שלך ולזהות אותם אפילו מהר יותר. אתה יכול להשתמש בירוק עבור משהו מאושר או אדום אם יש עיכוב או בעיה בלתי צפויה.
כיצד להציג את כל התגים באסנה
נכון לעכשיו, לא ניתן לגשת לכל התגים שלך באסנה. עם זאת, אתה יכול לראות את התגים הנפוצים ביותר בסרגל הצד ולחפש את התגים שאתה צריך, או שהשתמשת בהם לאחרונה. אם לארגון שלך יש יותר ממאה תגים, כנראה שעדיף להשתמש ב-API או ב-API Explorer כדי למצוא אותם. זה ייקח קצת מזמנך מכיוון שזה לא תהליך חסר מאמץ, אבל בסופו של דבר תוכל לראות את כל התגים שלך.
הנה כמה דברים שאתה יכול לעשות:
- כאשר תלחץ על התג, תראה את כל המשימות המסומנות בתג זה.
- אתה יכול לשנות את צבע התג ולשנות את שמו בכל פעם שצריך.
- כשתתחיל להקליד את שם התג, תראה רבים מהם כהמלצה.
כיצד להוסיף משימה חוזרת באסנה
לכל צוות צריך להיות משימות חוזרות מכיוון שהן הדרך הטובה ביותר להזכיר לכולם מה צריך לעשות. ב-Asana, משימות חוזרות משכפלות את עצמן למשימה חדשה עם תאריך יעד שונה בכל פעם שאתה מסיים את הקודמת. זכור שאם תחליט להגדיר משימה גדולה לחזור עליה, אל תעשה אותה עם תת-משימות קטנות מצורפות, מכיוון שהן יתחילו להשתכפל ויהיו לך יותר מדי מהן בלוח השנה שלך.
כך תוכל להפוך כל משימה למשימה חוזרת:
- פתח את המשימה באסנה.
- הקש על הקטע "תאריך יעד".
- מתחת ללוח השנה, תבחין ב"הגדר לאפשרות חזרה".
- לחץ עליו ולחץ על "סיום".
אתה יכול גם להתאים את התדירות שבה אתה רוצה שהמשימה החוזרת שלך תופיע, בין אם היא חוזרת על עצמה מדי שבוע, חודשית או מרווח מסוים. כל האפשרויות הללו ממוקמות בסעיף "תאריך יעד" כדי שתוכל לציין את השעה והתאריך עבור כל משימה חוזרת.
כאשר אתה רוצה שהמשימה שלך תחזור על עצמה במהלך השבוע, תצטרך לבחור באפשרות "שבועית" ולסמן את הימים. אם אתה צריך לחזור על המשימה מדי רבעון, הגדירו אותה כך שתחזור על "חודשי" וחזרו עליה כל שלושה חודשים. אם מדובר במשימה שתצטרכו לבצע פעמיים בשנה, השתמשו באפשרות "חודשית" ובחרו הישנות של שישה חודשים. כאשר ברצונך להסיר את המשימה, בחר "לעולם לא" בחלק החזרה, והמשימה תפסיק לחזור.
כיצד להוסיף תג חדש באסנה
תגים חיוניים לכל פרויקט או משימה פעילה באסנה. הם מתייגים את המשימות תוך שהם מאפשרים לכולם לעקוב אחר ההתקדמות שלהם. שני מרכיבים עיקריים של כל תג הם מילת המפתח והצבע.
מילת מפתח יכולה לעזור לך לסווג את כל המשימות שלך ולתת לך מילות חיפוש שתוכל להקליד בכל פעם שתצטרך למצוא משימות ספציפיות. כשזה מגיע לצבע, זה יכול לעבוד כאלמנט חיפוש ויזואלי. השימוש בתגים קל כאשר הצוות שלך כבר יצר אותם. עם זאת, כאשר אתה צריך להתחיל מאפס, זה הזמן שבו הדברים עשויים להסתבך מעט יותר, מכיוון שתצטרך ליצור מערכת שלמה.
כך יוצרים תג חדש:
- פתח משימה או פרויקט.
- ליד התג הקיים, תראה סימן "+".
- הקלד את השם של התג החדש.
- הקש עליו, ובתחתית התפריט הנפתח, תראה "צור תג עבור (שם תג מוקלד)"
בכל פעם שתתחיל להקליד תג חדש, תבחין שתקבל את כל שמות התגים הדומים. בדרך זו לא תצטרך להשקיע זמן רב בניסיון לאתר אחד ספציפי. אם יצרת תגית חדשה והבנת שיש בה שגיאת הקלדה, תוכל למחוק אותה במהירות וליצור תג מתוקן. כך תוכל למחוק תג:
- פתח את המשימה שלך באסנה.
- הקש על סמל החץ ליד שם הפרויקט.
- הקש על "מחק תג".
כאשר אתה מוחק תג, כל העוקבים אחר התג יקבלו אימייל כדי ליידע אותם על המחיקה. אם מחקת תג בטעות עם מזהה תג, תוכל לשחזר אותו לאחר פנייה לצוות Asana. מתפריט נפתח, אתה יכול גם לשתף את כתובת האתר של תג, לסנכרן אותו עם היומן שלך ולהוסיף צבע כדי להבטיח שכולם ישימו לב אליו ברגע שהם יפתחו את המשימה שעל הפרק.
כיצד להוסיף הערות באסנה
אחת התכונות החדשות שהציגה אסאנה הן הערות. הם יכולים לספק מידע נוסף על המשימה תוך מתן אפשרות למשתפי פעולה לשאול שאלות ולראות את התגובות של כולם. בנוסף, שיטת תקשורת זו מאפשרת לכולם לקבל תשובות מיידיות.
אם ברצונך להוסיף הערה, הבא את הסמן לשדה ההערה והקלד אותה. לאחר שתסיים, לחץ על "תגובה", וכולם יוכלו לראות את זה.
אם תכתוב את התגובה שלך ותשכח לפרסם אותה, היא הופכת אוטומטית לטיוטה כדי שתוכל להשתמש בה בפעם אחרת. אתה יכול גם להשתמש בפקודה "Tab + C" כדי להתחיל במהירות להקליד את התגובה שלך.
כיצד לשנות שם של תג באסנה
כאשר אתה משתמש בתגים רבים, כל חברי הצוות צריכים להיות באותו דף בעת מתן שמות. לכן אולי תצטרך לשנות את שמותיהם של חלק מהם כמה פעמים עד שתראה מה עובד הכי טוב עבור הצוותים שלך. אם אתה צריך לשנות שם של תג חדש מסיבה כלשהי, הנה מה שאתה צריך לעשות:
- פתח את אסאנה.
- עבור אל המשימה ולחץ על סמל התג.
- לחץ על החץ ליד שם הפרויקט.
- מהתפריט הנפתח, בחר "שנה שם תג".
נסו להימנע מיצירת תגים כפולים מכיוון שלכל צוות יש את הדרך הייחודית שלו להשתמש בתגיות ולתת להם שמות. לפעמים, תבחין שלתגים יש שמות דומים אבל משתמשים בצבעים שונים, וזו הסיבה שאתה צריך לוודא לא לשנות שם של כותרת פונקציונלית לחלוטין.
שאלות נפוצות נוספות
מהי הדרך הטובה ביותר להשתמש בתגים באסנה?
ישנן דרכים רבות להשתמש בתגים באסנה. אחד הטובים ביותר עבור משתמשים רבים הוא ארגון יומן עבודה. כך, תוכל להשתמש בתגים כדי לעקוב אחר כל משימה במשך שבוע או חודש. ועל ידי מעקב אחר צבעים, אתה יכול לראות מה קורה עם הפרויקט. זוהי דרך נפלאה לעבוד עם כל סוג של ניהול תוכן, והיא תוכיח את השימושיות שלה כשמדובר בפרויקטים שיש להם הרבה משימות קטנות.
דרך מצוינת נוספת להשתמש בתגים באסנה היא לזהות את סדרי העדיפויות והתוצרים שלך. ללא סיווג מפורט, כל המשימות ייראו חשובות באותה מידה, ולחשובות לא תהיה עדיפות. באמצעות תגיות, תוכלו לחבר כל משימה לתוצר המפתח שלה, כך שכל הצוות ידע מה דחוף ומה לא.
לכל צוות המתמודד עם צבר המוצר, הכרחי שתהיה מערכת שבה לכל דוח, בקשה או משימה יש תג צבעוני ספציפי. בלי זה, פרויקטים יכולים להפוך במהירות מבולגנים וייקח לך הרבה זמן לסדר את הדברים.
האם תגים ושדות מותאמים אישית זהים?
לא, מכיוון שהם משמשים למטרות שונות בתוך פרויקט או משימה. תגיות מיועדות לסימון הפונקציות ולקיבוץ אותן לפי חשיבות או חלק מהפרויקט.
שדות מותאמים אישית משמשים כאשר יש צורך לשתף נתונים בין אנשים שעובדים על אותו פרויקט או כאשר אתה צריך לעקוב אחר מידע בודד על פני מספר פרויקטים.
תייגו, וזהו!
Asana היא אפליקציה שימושית לניהול פרודוקטיביות שפיתחה מספר כלים כדי לשפר את הדרך שבה צוותים עובדים. באמצעות תגים והערות, אתה יכול להבטיח שכולם עושים כמיטב יכולתם כדי שהמוצר שלך יצליח בזמן שאתה עדיין בשליטה. זה המקום שבו התגים מוכיחים את עצמם הכי שימושיים.
כעת, כשאתה יודע יותר על אופן הפעולה של תגים וכיצד להוסיף אותם לפרויקטים שלך, תוכל להשתמש ב-Asana במלואה. מה הניסיון שלך עם השימוש בתגיות? יצרת פעם חדש?
ספר לנו יותר בתגובות למטה.