כיצד להוסיף אורחים באסנה

אפליקציות לניהול צוות נהדרות לשמירה על כל אחד בצוות באותו עמוד בנוגע לארגון. עם Asana, מנהלים יכולים להפיץ משימות ביעילות ולהוסיף חברי אורחים לצוותי תמיכה כדי לספק כוח עבודה נוסף לפרויקטים החשובים שלהם.

בין אם אתה מוביל צוות או שאתה רק חבר, נספר לך הכל על שליטה בניהול פרויקטים וכיצד להוסיף אורחים לארגון או לצוות שלך באסנה. המשך לקרוא כדי לגלות עוד.

כיצד להוסיף אורחים באסנה

Asana מאפשרת לחברות להוסיף חברים חדשים, גם אם אין להם דומיין דוא"ל. תכונה זו שימושית כדי להוסיף משתפי פעולה חדשים למשימות ספציפיות או להוסיף לקוחות כדי לעקוב אחר ההתקדמות שלך. סטטוס האורח מאפשר לכל אחד ללא דוא"ל עם דומיין של ארגון להפוך לאורח ארגון.

מנהלי ארגונים באסנה הם האנשים המורשים להזמין ולהוסיף אורחים. הם יכולים להחליט מי יכול להוסיף חברים חדשים על ידי בחירה אם רק מנהלים, חברי ארגון או כולם יכולים להזמין אנשים חדשים לצוות.

כך ניתן להזמין אורחים ממסוף הניהול:

1. פתח את Asana ולחץ על כפתור "חברים" בפינה השמאלית העליונה.

   

2. הקש על כפתור "הזמן חברים".

   

3. הקלד את כתובת האימייל של האדם שאתה רוצה להזמין.

   

4. מהתפריט הנפתח, בחר את הפרויקט שאליו תרצה להקצות אותם.

   

5. אשר על ידי לחיצה על "שלח".

   

להלן השלבים להזמנת מישהו להצטרף לפרויקט:

1. פתח את Asana ואת הפרויקט שבו תרצה להזמין אורחים חדשים.

   

2. לחץ על הסמל "חברים", והוא יפתח חלון "שתף פרויקט".

   

3. אתה יכול להזמין חברי צוות או אורחים חדשים על ידי הקלדת השם או כתובת האימייל שלהם.

   

כיצד להזמין אנשים לארגון שלך

הדרך הקלה ביותר להזמין חברים או אורחים חדשים לפרויקטים שלך היא לשלוח להם קישור הזמנה שניתן לשתף. משתמשי Asana יכולים לשתף קישורים אלה בערוצים רבים כמו Slack, Microsoft Teams, דואר אלקטרוני, או אפילו באמצעות הודעת טקסט. קישורים הניתנים לשיתוף הם נהדרים להזמנת חברים חדשים, ודוא"ל הוא הטוב ביותר לאורחים.

אם אתה רוצה להזמין מישהו לפרויקט, זה מה שאתה צריך לעשות:

1. פתח את אסאנה.

   

2. בסרגל הצד השמאלי, מצא את הפרויקט שברצונך לשתף.

   

3. לחץ על כפתור "שתף" הממוקם בפינה השמאלית העליונה.

   

4. בחר אם ברצונך להזמין מישהו באמצעות דואר אלקטרוני או קישור שניתן לשתף.

   

5. העתק את הקישור כדי לשתף את הפרויקט.

   

אם תרצו להזמין מישהו לצוות, כך תוכלו לעשות זאת:

1. פתח את אסאנה.

   

2. לחץ על שם הצוות שלך.

   

3. הקש על כפתור "הזמן".

   

4. בחלון המוקפץ, החליטו אם ברצונכם להזמין חברים באמצעות דואר אלקטרוני או קישור.

   

שאלות נפוצות נוספות

האם אתה יכול לשמור על פרטיות של פרויקטים ומשימות באסנה?

כן, יש לך שליטה מלאה על כל הפרויקטים שלך באסנה, ואתה יכול להחליט על הסטטוס שלהם. בקרות ההרשאה מאפשרות לך לפקוח עין על כל פיסת מידע ועל הנראות שלו בפני חברי הארגון. כל אדם יכול לקבוע אם הוא רוצה לשתף משהו רק עם הצוות שלו ומשתפי הפעולה שלו או עם כל אחד אחר בארגון.

אם משימות הן חלק מפרויקט פרטי, הנראות שלהן מוגבלת רק למשתפי פעולה שעובדים ישירות על הפרויקט ומשימותיו. כל משתף פעולה יכול לראות את המשימה או המשימות שלו, אבל הם לא יכולים לגשת למשימות של אנשים אחרים, גם אם הם נמצאים באותו ארגון.

לפעמים, כאשר אתה רוצה שמידע ספציפי יישאר בין כמה חברי צוות, אתה יכול לסמן את הפרויקטים האלה כפרטיים או אפילו לתגובות בלבד. לאחר שתגדיר את המשימות שלך להיות ציבוריות, הן הופכות לזמינות לכולם מהארגון או הצוות שלך.

כאשר אתה מחליט לשנות את פרטיות הפרויקט שלך, זה מה שאתה צריך לעשות:

• לחץ על ה-"+" בפינה השמאלית העליונה.

• שם, תראה את כל החברים והאורחים בצוות שלך, ולמעלה, תראה "הפוך לפרטי".

• ברגע שתלחץ על "הפוך לפרטי", הפרויקט שלך הופך לזמין לחברי הצוות בלבד.

לחלופין, אם אתה רוצה לשנות את הסטטוס של משימה לפרטי, הנה מה שאתה צריך לעשות:

• פתח משימה באסנה.

• לחץ על "הפוך לפרטי" בפינה השמאלית העליונה.

• בדרך זו, המשימה היא פרטית לצפייה רק ​​לך ולשתפי פעולה אחרים.

• הסר את כל שותפי העריכה בתחתית העמוד אם ברצונך שהמשימה הזו תהיה פרטית.

האם אתה יכול להוסיף גם חברים וגם אורחים לאותו פרויקט?

אכן, אתה יכול להוסיף גם חברים וגם אורחים לאותו פרויקט. ברגע שהם יהיו באותו צוות, הם יוכלו לראות את השמות אחד של השני ולקיים אינטראקציה נוספת. אם שני אורחים רואים זה את זה כרגע כ"משתמש פרטי", זה אומר שהם לא עובדים על אותו פרויקט או שהם לא באותו צוות. ברגע שהם מוקצים לאותו פרויקט, השמות שלהם הופכים גלויים.

חברים רשאים להזמין אורחים לארגון, אבל המנהלים הם אלה שמקבלים את ההחלטות הסופיות. כמובן, חבר יכול להוסיף אורחים רק לפרויקטים שעליהם הוא עובד, והמנהל יכול להוסיף אותם לכל הפרויקטים הפעילים, כמו גם לאלה המוסתרים.

האם אתה יכול לקבל מספר נציגים באסנה?

נכון לעכשיו, לא ניתן לקבל מספר מוקצים באסנה. ניתן להקצות רק אדם אחד למשימה אחת מכיוון שהוא אחראי להשלמתה.

אחת הדרכים לחלוק משימה בין אנשים שונים היא להוסיף תת-משימות אחת או יותר, שבה תוכל בקלות לשלב יותר משתפי פעולה. דרך נוספת היא להשתמש באפשרות "הקצה עותקים" ולגרום לאנשים נוספים לעבוד על העותקים של אותה משימה.

האם אסאנה משתלבת עם צוותים?

Asana ו-Microsoft Teams יצרו יחד כלי ניהול צוות מצליח. באמצעות Asana עבור Microsoft Teams, צוותים יכולים לעבוד יחד בצורה יעילה יותר. בתוך השילוב הזה, אתה יכול להשתמש ב-Teams כדי לדבר עם משתפי פעולה וב-Asana כדי להפיץ משימות.

הנה מה שהשילוב מאפשר לך לעשות:

• עקוב אחר משימות, פרויקטים ועדכונים של Asana בתוך Teams.

• השתמש ב-Teams כדי לחפש פרויקטים באסנה.

• צור התראות מותאמות אישית שפועלות בשתי הפלטפורמות.

• התאם אישית את כל העדפות ההתראות שלך.

• השתמש בכל קבצי Microsoft Office וצרף אותם לפרויקטים ומשימות של Asana.

• השתמש ב-OneDrive כדי לאחסן את כל הנתונים החשובים עבור משימות ופרויקטים של Asana.

מה יכולים האורחים לעשות באסנה?

לאורחים לא תהיה אותה רמת גישה כמו לחברי ארגון. יתר על כן, הם יוכלו לראות רק את המידע או הקבצים ששותפו איתם באופן ספציפי או בתוך קבוצה שבה הם נמצאים. אורחים יכולים לראות משימות, פרויקטים ופרויקטים ציבוריים ששותפו איתם אך אין להם הרשאה לערוך אוֹתָם.

תכונות בתשלום זמינות, אבל כשזה מגיע ליצירה, עריכה או אפילו מחיקה של שדות מותאמים אישית, זה יהיה בלתי אפשרי אם אתה אורח באסנה.

הנה הגישה שיש לאורחים:

• אורחים לא יכולים להיות חברים בקבוצה

• אורחים לא יכולים להפוך לחברים בקבוצה מבלי לשנות את כתובת האימייל שלהם

• אורחים לא יכולים לגלוש לצוותים אחרים או לגשת לקבוצות שונות בתוך הארגון

מה זה אומר להיות אורח בארגון?

אורחים הם משתמשים שאין להם חשבון דוא"ל רשמי מהחברה. הם מקבלים הזמנה לעזור לצוות עם פרויקט אחד או כמה בהישג יד. עם סטטוס אורח, אתה יכול לתקשר עם לקוחות, לקוחות או כל אדם אחר שעובד על הפרויקט. עם זאת, בתוך הארגון, אתה יכול לראות רק את מה שאחרים שיתפו איתך.

ב-Asana, אורחים יכולים להוסיף או לערוך ערכים בתוך הפרויקט או המשימה, אבל הם לא יכולים למחוק אותם או ליצור ערכים חדשים. בנוסף, יש להם גישה לכל תכונות הפרימיום שאתה מאפשר להם להשתמש, למעט ניהול שדות מותאמים אישית.

האם האורחים יכולים לראות זה את זה?

אורחים יכולים לראות זה את זה רק אם הם עובדים יחד על פרויקט אחד לפחות. אחרת, הם יראו אחרים כ"משתמשים פרטיים". בדרך זו, הארגון מוודא שהם לא יכולים לראות את השמות שלהם אלא אם כן הם עובדים על משהו ביחד.

מה ההבדל בין אורח לחבר בגישה מוגבלת?

אורחים וחברי גישה מוגבלת (LAM) נמצאים שניהם בתחתית הסולם של החברה. למעשה, LAMs הם כבר חלק מהארגון, בעוד שהאורחים הם חברי צוות זמניים. כמובן, אם אורח מראה כישרון ותוצאות משביעות רצון, הוא עשוי להפוך ל-LAM או אפילו לחבר.

בעוד שאורחים אינם חולקים את הדומיין של החברה ואינם נכללים בתוכנית Asana, ל-LAM יש כתובת דוא"ל של החברה וספירת מושבים בחברה. סטטוס אורח קיים רק בתוך ארגונים ו-LAMs שהם חלק מארגונים ומסביבות עבודה ב-Asana כאחד.

הישאר תמיד במסלול

טיפול בצוותים אינו משימה קלה, אבל כלים כמו Asana יכולים לעזור לך לנהל את עומס העבודה וליצור צוותים פונקציונליים שיספקו בזמן. מצויד בערכת כלים ספציפית המאפשרת למנהלי מערכת להוסיף חברים, אורחים ולדחות חברי צוות בכמה קליקים, זהו כלי הכרחי לכל חברה מקצועית.

אני מקווה שעזרנו לך להבין איך אסאנה עובדת וכיצד להפיק ממנה את המרב. בנוסף, כעת אתה יודע כיצד להוסיף אורחים לצוות שלך ולנהל את הנראות של כל הפרויקטים שלך.

האם אתה אוהב להשתמש באסנה? האם השתמשת בו עם Microsoft Teams?

ספר לנו יותר על זה בקטע ההערות למטה.